فرآیندهای کاری سبزاندیش
on 06 Dec, 2009به طور کلی فعالیتهای سبزاندیش حول انجام پروژههای مختلف توسط اعضای گروه شکل میگیرند. لذا فرآیندهای زیر در دو گروه کلی تنظیم شده اند: ۱- فرآیندهای مربوط به پروژه ها ۲- فرآیندهای مربوط به اعضا.
فرآیندهای پروژهها
چگونه پروژه جدیدی تعریف میشود؟
ایده اولیه
هر عضو، یا هر گروهی از اعضا، میتوانند ایدهء جدیدی را برای یک پروژه مطرح کنند. انتظار میرود که این ایدهها در راستای اهداف کلی سبزاندیش باشند. ایده به صورت یکی دو پاراگراف توضیح و چند سوال مطرح میشود. به طراح ایده توصیه می شود قبل از طرح ایده جستجویی در مطالب ویکی، شورا و کافه صورت دهد تا از وجود یا عدم وجود ایدههای مشابه مطلع شود تا از دوبارهکاری جلوگیری شود. برای تسهیل پیشنهاد ایده پروِژه، یک انجمن در زیر مبحث پروژهها برای ایدههای پروژه گنجانده شده که هرکس میتواند ایدههای خود را با ایجاد یک «مبحث جدید» در آنجا ارایه داده و با مطالعهء ایدههای دیگر نسبت به انتخاب پروژههای مورد علاقه و بازخورد دادن به گروههای مختلف اقدام کند. بهتر است طراح ایده مشخص کند که در صورت تبدیل ایده به پروژه، خود چه مقدار زمان برای کار روی این ایده اختصاص خواهد داد.
تحقُق ایده
هر ایدهای میتواند برای آغاز یک پروژه به کار گرفته شود. هر پروژه نیاز به یک (و فقط یک) مدیر پروژه (یا نویسنده اول یا سردبیر) دارد که مسوولیت هماهنگی و پیش بردن پروژه را بر عهده خواهد گرفت. همهء اعضای سبزاندیش میتوانند مدیر پروژه شوند: کافیست در کافه زیر مبحث مربوط به ایدهء پروژه آمادگی خود را اعلام کرده و به منظور تعریف رسمی پروژه، اطلاعات زیر را در صفحهای جدید برای این پروژه در ویکی درج کند (اگر در مورد ایجاد و نامگذاری صفحهء ویکیِ پروژه نیاز به کمک داشتید برای یکی از مدیران ویکی پیغام بگذارید):
- نام پروژه
- اهداف پروژه
- نام مدیر پروژه
- زمان آغاز پروژه
- تخمینی از تعداد ساعات کاری مورد نیاز برای انجام پروژه
- تاریخ پیشبینی شده برای پایان پروژه
- خروجیهای مورد انتظار پروژه
- خروجی پروژههای نوشتاری به صورت صفحات ویکی یا گزارش پیشرفت و تکمیل آن است که در نهایت به وبلاگ منتقل میشود.
- خروجی پروژه های اجرایی-تکنیکی و فعالیتهای پشت صحنهء سایت یک گزارش کار است که به وبلاگ منتقل میشود.
- سایر خروجیها (مثل ویدیو، فایل صوتی و غیره) نیز میتوانند در وبلاگ منعکس شوند.
بهتر است که مدیر پروژه با چند نفر دیگر از اعضا برای آغاز کار هماهنگی کرده باشد تا کار پروژه به سرعت جلو برود.
چگونه پروژهها مدیریت میشوند؟
مدیر پروژه مسوولیت هماهنگی و پیش بردن پروژه را به عهده دارد.
وی صفحه اولیه پروژه را در ویکی پر میکند و میتواند برای جذب داوطلبین به پروژه فعالیت کند. روش معمول جلب همکار مطرح کردن آن در کافه سبز است. مدیر پروژه میتواند با خلاقیت خودش از راههای دیگری نیز برای فعال کردن پروژه بهره گیرد, مثلا صفحه فیسبوک سبزاندیش میتواند منابعی برای این منظور فراهم آورد.
هرکس که علاقهمند به همکاری در پروژه است میتواند مستقیما با مدیر مربوطه تماس بگیرد و یا به کار روی صفحهء پروژه در ویکی مشغول شود. انتخاب نحوهی مدیریت پروژه، هماهنگی جلسات بین اعضا همراه، تغییر مهلت پایان پروژه، و سایر تصمیمات مرتبط به عهده مدیر پروژه خواهد بود که بهتر است در تعامل با اعضای فعال صورت پذیرد.
ویکی سبز صفحه ای برای به اشتراک گذاشتن آموختهها در مدیریت پروژهها ایجاد کرده است که میتواند برای مدیران و اعضا مفید باشد.
در صفحه اول سبزاندیش تمامی پروژههایی که در هفته اخیر فعال بودهاند (به انتخاب مدیران ویکی) لینک خواهند شد. پروژههای کمتر فعال از صفحهی پروژهها قابل دسترس خواهند بود.
طراح ایده یا مدیر پروژه مالک آن نیستند. در صورت غیر فعال بودن مدیر پروژه برای مدت بیش از دو هفته، افراد دیگر می توانند داوطلب مدیریت آن پروژه شوند. اگر مدیر خواستار واگذاری مسئولیت خود باشد باید سایر اعضا و هیات مدیره را هر چه زودتر مطلع کند.
اعضای پروژه به برگزاری جلسات هماهنگی (مثلاً از طریق اسکایپ) در پیشبرد کار تشویق میشوند. اگر عضوی نسبت به نحوه اجرا و مدیریت یک پروژه معترض باشد، و این اختلاف در جلسات بین اعضا برطرف نشود، می تواند خودش با ایجاد یک پروژهء موازی مدیریت آن را به عهده بگیرد. وی مجاز است از همه مطالب تهیه شده در پروژه اول بهره گیرد.
چگونه نتیجه پروژه عمومی میشود؟
مدیر پروژه، در زمانی که بعد از مشورت با همکاران پروژه مناسب تشخیص دهد، خروجی پروژه را به سردبیر وبلاگ (محل نمایشِ خروجیهای رسمیِ شبکه) ارائه میکند.
سردبیر وبلاگ، که توسط هیأت مدیره به طور گردشی گمارده میشود، خروجی را ابتدا به یک داورِ داخلی از میان اعضای سبزاندیش (غیر از فعالان پروژه)، و بعد از تأیید آن داور به یک داور خارج از شبکه میفرستد تا مورد بررسی کیفی قرار گیرد. اگر به تشخیص داوران نیاز به تغییرات مهمی باشد که از نظر کیفی برای عمومی کردن خروجی لازم است، این موارد ظرف یک هفته به تیم پروژه گزارش میشود تا ویرایشهای لازم انجام شود و پس از تایید داور(ان) پروژه به عنوان خروجی رسمی شبکهیسبزاندیش اعلام شده و برای عمومی سازی به تیم پروژه و ویراستار وبلاگ ارجاع میشود.
خروجی با ذکر نام (یا نام مستعار) مدیر و اعضای فعال گروه منتشر خواهد شد. نام سایر کسانی که فعالیت کمتری برای آن پروژه داشتهاند در بخش تشکر ذکر می شود.
تیم پروژه با کمک ویراستار وبلاگ نسبت به انتشار و تبلیغ خروجیها اقدام میکند. تیم پروژه هم چنین مسئول جمعآوری بازخورد از طرف مخاطبین و انعکاس آن در خروجی مربوط خواهد بود. برای کمک به عمومی سازیِ بهینهتر، تیم پروژه میتوانند به راهنمای فرآیندهای کاری برای عمومیسازیِ خروجی پروژهها که در این صفحهء ویکی جمعآوری میشود رجوع کنند.
پس از نهایی شدن داوری پروژه، نام داوران پروژه (در صورت عدم مخالفت آنان) به لیست مطالب در معرفی پروژه افزوده میشود.
فرآیندهای مربوط به اعضا
چه نقشهایی در شبکه تعریف شدهاند؟
اعضا: تمام کسانی که در وبلاگ و کافه ثبت نام کردهاند یا از صفحه فیسبوک حمایت میکنند عضو شبکه محسوب میشوند.
ویرایشگران ویکی: به آن دسته از اعضا که مراحل عضویت در ویرایشگران شبکه را طی کردهاند امکان ویرایش ویکی داده می شود.
اعضای فعال: در هر زمان آن عده از ویرایشگران ویکی که در یک ماه گذشته فعالیتی در یکی از ارکان شبکه انجام داده باشند، عضو فعال محسوب می شوند. لیست اعضای فعال هر یکشنبه به روز میشود.
سردبیر وبلاگ: نقش هماهنگکننده بین مدیران پروژه و داوران را ایفا میکند. مدیران پروژه مقالات تکمیلشدهشان را برای او ارسال میکنند و او از داوران میخواهد تا در مورد مقاله نظر بدهند. در نهایت زمانی که داور و مدیر پروژه به توافق نسبی رسیدند، خروجی برای انتشار به ویراستار وبلاگ ارسال میشود.
ویراستار وبلاگ: به مدیران پروژه در ویرایش و ارسال پروژهشان در وبلاگ کمک میکند و بعد از انتشار، وظیفه دارد نظرهای نامربوط را از میان نظرات مخاطبین حذف کند.
عضو هیات مدیره: اعضای هیات مدیره به مدیریت کلیِ شبکه از طریق بررسی پروژهها، حل مسایل تکنیکی، و بررسی مشکلات میان اعضا کمک خواهند کرد. آنها میتوانند پروژههایی نیز برای بهبود کارکرد شبکه تعریف کنند. هیات مدیره شامل پنج عضو اصلی و دو عضو علیالبدل میباشد. یک نفر از اعضای هیات مدیره (به طور گردشی) مسئول هماهنگی جلسات و ثبت صورت جلسه میشود.
مسئولین نگهداری شبکه: کارهای فنی و پشتیبانی سایتها را انجام میدهند و در راهاندازی پروژهها یا بخشهای تازه به سایر اعضا کمک میکنند.
چگونه اعضا به شبکه وارد یا خارج میشوند؟
عضویت عادی با ثبت نام در صفحه فیسبوک سبزاندیش و وبلاگ و کافه، که برای همگان آزاد است، انجام خواهد شد. داوطلبین عضویت برای ویرایش ویکی میتوانند علاقه خود به حضور فعال در سبزاندیش را با تماس با آدرس ایمیل users*AT*sabzandish*dot*net اعلام کنند. این داوطلبین باید همسویی خود را با اهداف و سیاستهای سبزاندیش در ایمیل مربوطه اعلام کرده و با پاسخگویی به سوالات زیر در همان ایمیل، خود را به اعضای فعلی شبکه معرفی نمایند:
- نام مورد استفاده در شبکه و یک آدرس ایمیل که قابل اعلام به عموم باشد (استفاده از نام مستعار مجاز است)
- دلیل علاقه به همکاری با سبزاندیش
- زمینههای مورد علاقه برای همکاری
- تجربیات و مهارتهای مربوط
توسط هیات مدیره شبکه شناسه لازم برای داوطلبین اضافه خواهد شد و آنها رسما عضو شبکه خواهند بود. عضو جدید موظف است قسمت قابل عمومی کردن اطلاعات بالا را به صفحه معرفی کاربری خود منتقل کند. این صفحه برای هر کاربر از این لینک قابل دسترس است.
اگر حداقل سه نفر از اعضای شبکه نسبت به عدم پایبندی یکی از اعضا به مرامنامه جاری سبزاندیش به هیات مدیره شکایت کنند، هیات مدیره عضویت فرد را در شبکه مورد بررسی قرار خواهد داد. به این منظور شکایت بالا همراه لیست موارد تخلف و شواهد مربوطه، به هیات منصفه ۵ نفرهای که به طور تصادفی از میان اعضای فعال فعلی انتخاب شده اند ارجاع میشود. اعضای هیات منصفه ظرف یک هفته در مورد پرونده نظر خواهند داد. در صورتی که ۳ نفر از اعضا رای به جدی بودن تخلفات بدهند، عضویت فرد در شبکه لغو خواهد شد.
چگونه اعضا نقشهای مختلف را بر عهده میگیرند؟
اعضای هیات مدیره هر ۶ ماه توسط اعضای فعال در شبکه از میان کسانی که داوطلب عضویت در هیأت مدیره باشند انتخاب میشوند. در صورت کمبود داوطلب هیات مدیره با سه عضو هم میتواند تشکیل شود. اعضای فعلی هیات مدیره فرآیند رایگیری را مدیریت میکنند. همه داوطلبین میتوانند یک صفحه ویکی شامل مشخصات و تواناییهای خود برای مدیریت شبکه را طراحی کنند که در کار جذب آرا آنها را یاری دهد. رایگیری مخفی خواهد بود.
مسئولین سایر نقشها توسط هیات مدیره انتخاب خواهند شد. هیات مدیره از میان داوطلبین به تکمیل هر نقش همت میگمارد.
چگونگی تغییر فرآیندها
فرآیندهای اصلی سبزاندیش پس از بحث و تغییرات لازمه به تصویت اکثریت اعضای فعال خواهد رسید.
هیات مدیره میتواند برای تغییر این فرآیندها پیشنویسی ارایه دهد. این پیشنویس برای رسمیت یافتن و جایگزینِ گزینه فعلی شدن باید بتواند رأی بیش از نیمی از اعضای فعال را کسب کند.